Niezależnie od wielkości i skali działania, każda firma na co dzień ma do czynienia z dokumentami, do których dostęp powinno mieć wielu pracowników.
Jeszcze do niedawna w większości przedsiębiorstw funkcjonował tradycyjny obieg dokumentów, który wymusza wykonywanie określonych czynności, takich jak np. rejestrowanie, porządkowanie, klasyfikowanie i archiwizowanie. Nierzadko wymaga osobnego pomieszczenia, a zawsze – wyszkolonych pracowników i dużego nakładu ich pracy.
Na szczęście na coraz większej popularności zyskuje rozwiązanie alternatywne, a więc elektroniczny obieg dokumentów w firmie. Pozwala on na rezygnację z pism w formie papierowej oraz umożliwia zwiększenie wydajności.
Zastosowanie tego rozwiązania łączy się z koniecznością wdrożenia odpowiedniego oprogramowania. Dzięki łatwym w obsłudze aplikacjom można udostępniać dokumenty poszczególnym pracownikom, tworzyć oraz modyfikować ankiety czy ogłoszenia. Każda organizacja ma możliwość dopasowania systemu do własnych potrzeb.
Oprogramowanie pozwala nie tylko na przekształcenie skanów papierowych dokumentów do postaci tekstowej, ale także na odczytanie pisma odręcznego, zidentyfikowanie elementów graficznych czy odczytanie danych z tabel.
Posługiwanie się zdigitalizowanymi dokumentami to wielka zmiana jakościowa dla każdej firmy! Podsumujmy, jakie są jej największe korzyści:
poprawa komfortu obsługi dokumentów – pliki można błyskawicznie odszukać, edytować, przesłać,
bezpieczeństwo dokumentów zagwarantowane przez ograniczony dostęp do firmowego serwera,
przyspieszenie załatwiania formalności,
optymalizacja kosztów prowadzenia biura i oszczędność przestrzeni,
wzrost wydajności pracy dzięki możliwości skupienia się wyłącznie na wykonywanych w danej chwili zadaniach,
promowanie i wspieranie działań ekologicznych poprzez ograniczenie zużycia papieru.
W Business Flow It wychodzimy naprzeciw Waszym oczekiwaniom i korzystamy wyłącznie ze sprawdzonych rozwiązań np. od WEBCON.
Chcesz porozmawiać o wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów w swojej firmie? Skontaktuj się z nami!