Pytania i odpowiedzi dla najpopularniejszego tematu ostatnich miesięcy w branży wdrożeń CRM oraz ERP w Polsce – KSEF czyli Krajowy System e-Faktur.
System umożliwia wystawianie i pobieranie faktur ustrukturyzowanych. Czyli takich, które posiadają format xml zgodny ze strukturą logiczną e-faktury. Na stronie biznes.gov.pl znajdziecie pełną dokumentację dotyczącą struktury logicznej e-faktury.
W KSeF możecie wystawiać i pobierać następujące rodzaje faktur:
– faktury bez VAT,
– faktury VAT marża,
– faktury VAT RR,
– faktury do paragonu,
– faktury zaliczkowe,
– faktury końcowe,
– faktury korygujące.
Istnieją wyjątki, na przykład obowiązek nie dotyczy podatników nieposiadających siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, czy faktur wystawianych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Szczegóły znajdziecie w ustawie z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw.
Faktury ustrukturyzowane przechowuje się w systemie przez 10 lat.
Zgodnie z informacjami zamieszczonymi na stronie rządu, system faktur ustrukturyzowanych zgodny z ustawą z 9 listopada 2018 r. o fakturowaniu elektronicznym w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym oraz system wystawiania faktur w ramach Krajowego Systemu e-Faktur będą działać osobno.
Korzystanie z KSeF wiąże się z koniecznością dostosowania systemów informatycznych, zwłaszcza oprogramowania księgowego. Najważniejszą kwestią jest zweryfikowanie, czy aktualny system zawiera pola do wprowadzania danych wymaganych do faktury ustrukturyzowanej. Kolejnym ważnym etapem jest zintegrowanie własnego systemu z KSEF oraz przeprowadzenie testów dla poprawności wystawiania faktur i weryfikacji danych.
Jeśli takie sprzedaże podlegają krajowym przepisom dotyczącym fakturowania VAT, to konieczne jest zarejestrowanie faktur sprzedażowych w KSEF.
Dobra wiadomość jest taka, że sam KSEF będzie bezpłatny. Co więcej, można go już teraz sprawdzić bez dodatkowych kosztów, odwiedzając stronę rządu i pobierając Aplikację Podatnika KSeF.
Niestety, nie. Oto najważniejsze wydatki, które powinni uwzględnić właściciele firm:
– Szkolenie pracowników z obsługi Krajowego Systemu e-Faktur.
– Koszty związane z korzystaniem z zewnętrznego oprogramowania biznesowego kompatybilnego z KSeF (w tym oprogramowania księgowego).
– Wydatki związane z uzyskiwaniem porad od zewnętrznych firm księgowych podczas wdrażania systemu.
Aby ułatwić cały proces, Ministerstwo Finansów opublikowało roboczą strukturę logiczną systemu. Dostawcy oprogramowania spoza kraju również mają dostęp do dokumentacji struktury w języku angielskim.
Jeżeli twoja firma korzysta z KSeF, to fakturę ustrukturyzowaną możesz udostępnić swojemu kontrahentowi za pomocą oprogramowania interfejsowego. Kontrahent musi wyrazić zgodę na otrzymywanie faktur w tej formie.
W przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, udostępnienie faktury ustrukturyzowanej może być bardziej skomplikowane. Możesz dostarczyć fakturę w tradycyjnej formie papierowej lub za pośrednictwem elektronicznej platformy, jeśli taki dostęp istnieje.
Tak, w 2022 roku odbiorca faktury musi wyrazić zgodę na otrzymanie faktury ustrukturyzowanej. System KSeF jest jeszcze opcjonalny, dlatego zgodę trzeba uzyskać. W przyszłości, od 2024 roku, KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich podatników.
Udostępnianie faktur przy użyciu KSeF odbywa się za pomocą oprogramowania interfejsowego. Kontrahent musi być uwierzytelniony, na przykład poprzez kwalifikowany podpis elektroniczny lub pieczęć elektroniczną. Po uwierzytelnieniu, może on odebrać fakturę.
Korekty faktur ustrukturyzowanych mogą być dokonywane znacznie prostszym sposobem. Jeśli korzystasz z KSeF i potrzebujesz dokonać korekty faktury w związku z przekłamaniami lub innymi zmianami, proces ten jest uproszczony, a odbiorca nie musi ponownie akceptować faktury.
Tak, jeśli korzystasz z KSeF i wystawiasz faktury ustrukturyzowane, możesz ubiegać się o zwrot nadwyżki podatku naliczonego nad należnym w terminie 40 dni. Warunki dotyczące zwrotu zależą od spełnienia określonych kryteriów.
Mamy nadzieję, że te informacje pomogą Wam zrozumieć zasady działania KSeF. Jeżeli natomiast chcecie dostosować swój system księgowości do nowych wymogów, piszcie do nas śmiało, a pomożemy skutecznie i bezstresowo wprowadzić zmiany!